Hace más de un año que el mundo entero se vio enfrentado a modificar su vida cotidiana y forma de trabajar debido a la pandemia por COVID-10. Dentro de los infinitos aspectos en los que ha cambiado, uno de los más alterados es la modalidad en la que se trabaja.

Millones de personas alrededor del planeta se vieron obligadas a tener que cumplir con sus jornadas laborales desde su casa. Y más específicamente, a reunirse con su equipo de trabajo de manera remota. Si bien el uso de herramientas para mantener reuniones virtuales en algunas profesiones es habitual desde hace tiempo, nunca fue tan utilizada como hoy en día.

Las reuniones virtuales llegaron para quedarse. Es por eso, que Camilo Valenzuela, psicólogo y generalista de la Dirección de Personas de U. Finis Terrae, entregó consejos de cómo tener reuniones más efectivas tomando referencias del libro “La Sorprendente Ciencia de las Reuniones: Cómo Liderar tu Equipo Para Obtener el Máximo Rendimiento” de Steven G.Rogelberg.

Recomendaciones para las reuniones a distancia 

Las reuniones ya son complejas, por lo que con las virtuales se suman nuevos desafíos, como por ejemplo, que todos comiencen hablar al mismo tiempo, que nadie quiera hablar o que solo una persona; o unos pocos, monopolice la conversación. Por lo que las recomendaciones serían establecer normas  de funcionamientos para equiparlas de más estructuras.

Desde el rol del facilitador podría por ejemplo:

• Asignar una cantidad máxima de tiempo para cada intervención.
• Usar el chat como medio de plantear preguntas, pedir aclaraciones, aportar con información. Ten en mente que el silencio no necesariamente significa que las personas están de acuerdo.
• Involucrar de forma intencional y explícita a algún participante que no haya realizado aún alguna contribución.
• Si los medios tecnológicos lo permiten, pedir que se prenda la cámara. La comunicación también es no verbal y esto retroalimenta a nuestro interlocutor a por ejemplo, identificar qué es lo más importante y contribuirá a la cercanía entre los miembros del equipo.
• Dar el ejemplo. llegando a tiempo, no realizando otras tareas (multitasking), respetando las normas establecidas.

Desde el rol de los asistentes

Es fundamental recordar que cada persona íntegra un equipo de trabajo por lo tanto hacer que una  reunión de trabajo sea efectiva es una responsabilidad compartida. Por ello las opiniones o sugerencias con connotaciones de mejorar siempre serán bienvenidas, somos todos responsables de hacer que el tiempo compartido sea productivo, de resolver dudas, de saber en qué están los colegas el equipo, también es fundamental considerar que el apoyamos, mejora sustancialmente las relaciones laborales. Hoy es tiempo de buscar alternativas, de sugerir, de ser agentes de cambio y qué mejor que generar confianza , empatía y lazos laborales de apoyo  que nos permitan crecer como equipo y generar sinergia para enfrentar  los nuevos desafíos laborales.

Cómo saber si tuvimos una reunión efectiva

Lo más importante de la reunión es el cierre. Para eso las recomendaciones son:

• Identificar a las personas responsables de los acuerdos antes de cerrar la reunión. No dejes que nadie se vaya de la reunión virtual sin conocer los acuerdos alcanzados y los próximos pasos. Si quedan aspectos pendientes, establece responsables y ten una minuta. Así podrás hacer seguimiento en una próxima reunión.
• No hagas cierres abruptos, evalúa si en la reunión se lograron los objetivos y el estándar y evalúa si es necesario una segunda reunión.
• Involucra a tu equipo, en cómo hacer las cosas diferentes. La implementación de cada una de estas recomendaciones requerirán de tu juicio experto y el conocimiento que ya tienes de tu equipo. Algunas serán más fáciles de implementar,  otras necesarias o útiles para tus objetivos. Por lo que te recomendamos, que compartas con tu equipo estas medidas y en conjunto como implementar estas medidas.